5 Fördelar med digitala kvitton

Traditionell kvittohantering innebar att samling av alla kvitton för att sedan tejpa upp dem på papper, märka upp dem med projekt, föra över beloppen till ett exceldokument för att sammanställa informationen i dem och matcha med kreditkortsfakturan för att se att alla kvitton kommit in, bokföra allt manuellt, scanna in alla papper, sätta in dem i en pärm etc.

Digital kvitto  innebär många fördelar för både företag och anställda. 

Här är fem av de främsta fördelarna: 

För det första minskar digital kvittohantering pappershanteringen och underlättar därmed arbetet för personalen. I stället för att leta igenom pappersarkiv kan man enkelt söka efter dokument digitalt, vilket sparar mycket tid. Genom att använda ett kvitto system minskar du risken att de anställda tappar bort kvitton och sannolikheten att de får ersättning för sina utlägg i tid ökar.

För det andra ökar digitala kvitton och kvitto hanteringen säkerheten. Dokument som hanteras digitalt är lättare att spara och skydda, till exempel med lösenord. Det är bra att veta att dina konfidentiella dokument är säkrare när de hanteras digitalt 

För det tredje kan digital kvittohantering spara pengar. Med papperslös fakturering behöver du till exempel inte betala för papper eller bläck. Och med onlinelagring behöver du inte betala för fysiskt utrymme för att förvara dina dokument säkert 

För det fjärde är digital kvittohantering mer miljövänlig än traditionell pappershantering. Genom att digitalisera dina dokument sparar du träd och bidrar till att skydda miljön 

Slutligen är digital kvittohantering helt enkelt bekvämare. Du kan komma åt dina dokument var som helst i världen, när som helst. Och du kan dela dem med vem som helst, med bara några få klick. Inget mer faxande eller postande dokument fram och tillbaka.

Se till att du investerar i ett system som kan hantera alla former av kvitton – både privata utlägg och sådana som hör till ett företagskort. Hanteringen av företagskort är ofta väldigt resurskrävande utan ett kvitto system. Om fakturan betalas av arbetsgivaren ska samtliga kvitton bifogas och det kan vara tidskrävande att hålla ordning på detta och leta reda på alla kvitton. För att effektivisera ytterligare finns möjligheten att beställa korttransaktioner från banken, så att även dessa importeras i systemet. Då krävs ett avtal med företagets bank.

Sammantaget har digital kvittohantering många fördelar jämfört med traditionell pappershantering. Om du vill effektivisera ditt företags administration kring kvitton är det av värde att titta på de system som marknaden erbjuder inom detta område.

Det sparar tid, pengar och besvär i längden.