54 procent vet inte vad som bestämts på mötet

3,7 miljoner kronor per år. Så mycket kostar enbart mötestiden för ett företag eller organisation med 50 anställda, lågt räknat. Chefers mötestid kostar cirka 100 000 kronor per år.

Bara en femtedel svarar att alla eller nästan alla av deras möten har ett tydligt syfte och mål. "Att sitta en timme tillsammans i ett konferensrum utan syfte och mål är en väldigt dyr fikapaus", säger Fredrik Bauer från Mötesutveckling som ligger bakom studien. I undersökningen Svenskars möten 2019 har ett genomsnitt av svenska tjänstepersoner svarat på över 40 frågor om deras mötesvanor och upplevelser.

Vi blir glada av beslut

Det bästa som kan hända under ett möte är när beslut fattas enligt de svarande. Trots det är över hälften av alla på mötet osäkra på vad som har bestämts när det slutar. Ofta saknas syfte, mål och agenda utan att någon ifrågasätter det. 55 procent av de som leder möten saknar helt utbildning i att leda möten.

"Jag är förundrad över att så många saknar utbildning i att utföra ett arbetsmoment som de i genomsnitt lägger fem till sju timmar i veckan på", kommenterar Fredrik Bauer

Studien visar också att i stort sett alla svenska möten hålls i konferensrum, detta till trots att vi vet att fysisk rörelse och nya miljöer stimulerar kreativiteten och höjer energin. 80 procent har i stort sett aldrig promenadmöten trots att det ofta handlar om en avstämning mellan två personer. 

Effektiva möten förutsätter planering

54 procent ägnar som mest 30 minuter till att förbereda och följa upp ett möte de själva ska leda. "För att ett möte ska vara effektivt och att alla ska få en chans att komma till tals behöver det förberedas. Många möten skulle bli mycket bättre om fler planerade varför, vad och hur de ska göra på sina möten mer noggrant" menar Fredrik Bauer

Tråkigast möten i offentlig sektor

Den som arbetar i offentlig sektor tycker att deras möten är mycket tråkigare än de som arbetar inom det privata näringslivet. ”Kanske beror det på lagkrav och formalia, men vem har sagt att vi måste ha tråkigt för det?”, undrar Fredrik Bauer. En annan skillnad är att den privata sektorn använder den nya tekniken och virtuella möten i större utsträckning än inom offentlig sektor. 

8 procent av alla möten är riktigt effektiva

Även om bilden kan verka nedslående finns det ett tydligt ljus. 8 procent av de svarande menar att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I undersökningen har man tittat närmare på vad som gör ett möte verkligt effektivt och sammanfattat slutsatserna i fem nyckelfaktorer. 

Fem nyckelfaktorer för effektiva möten

1. Struktur - Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
2. Underlag - För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
3. Rätt personer - Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
4. Fokus - Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
5. Avslut - Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Fler tips och rapporten i sin helhet finns på https://motesutveckling.se

”Genom att vi nu har svar på över 40 frågor från ett snitt av svenska tjänstepersoner kan vi också aktivt jobba med förändring. Det företag eller organisation som vill utveckla sina möten kan jämföra sitt nuläge med genomsnittet och samtidigt sätta upp tydligt mål för sitt interna arbete”, avslutar Fredrik Bauer

Svenskars möten 2019 presenteras i tre olika rapporter. Det här pressmeddelandet baseras på den första rapporten. De andra två publiceras under vecka 38 och 39. Delrapport 2 utgår från de som har mest effektiva möten och tittar på vad som utmärker deras möten. Den sista delrapporten beskriver fyra olika personlighetstyper och besvarar frågor om hur alla kan bli inkluderade och involverade på bästa sätt.

Hämta rapporten
Hela rapporten finns som bilaga och på https://motesutveckling.se/motesfakta/