Årsredovisning och verksamhetsberättelse för 2019 i fokus

Kyrkofullmäktiges ordförande Britas Lennart Eriksson hälsade alla välkomna till kvällens kyrkofullmäktige.

Domprost Daniel Eklund inledde sedan mötet med en kort bön och orden:
- Det är en märklig tid vi befinner oss i och vi lär oss en massa dag för dag. Inför kvällens möte bläddrade jag upp bönsöndagens texter och en favorit finns i Jeremia: Jag vet vilka avsikter jag har med er, säger Herren: välgång, inte olycka. Jag skall ge er en framtid och ett hopp. När ni åkallar mig och ber till mig skall jag lyssna på er. När ni söker mig skall ni finna mig. Ja, om ni helhjärtat söker efter mig skall jag låta er finna mig, säger Herren.
- Vi behöver höra om en framtid och ett hopp i denna märkliga tid. Då är det skönt att luta sig mot den Gud som står fast, sa Eklund.

Årsredovisning av fonder

Efter det redovisade ekonomichef Eva Hollaus för stiftelsen Elisabeth Hamiltons donationsfond samt stiftelsen Norbergs fond.
- Det här är våra två stiftelser, som förvaltas av pastoratet. Elisabeth Hamiltons donationsfond gör ett negativt resultat om 9000 kr, men har delat ut ca 30 000 kr under året. Stiftelsen Norbergs fond gör ett minus på 5000 kr men har fått en utdelning på 4000 kr, berättade Hollaus. Därefter godkändes fondernas årsredovisningar.

Årsredovisning för Västerås pastorat för 2019

Kyrkorådets ordförande Jörgen Eklund tog sen ordet och konstaterade:
- Vi har ett gediget vår bakom oss! Ekonomin klarar sig ganska väl med ett redovisat överskott på ca 7,9 milj. kr, mycket pga. en del vakanser. Efter bokslutet har vi också noterat en s.k. ”särskild händelse”, Covid-19, vilken har kommit att påverka oss starkt.

Redan innan Covid-19 kunde vi se en avmattning i den rådande samhällsekonomin, med det som hänt nu är att intäkterna genom kyrkoavgiften kommer att påverkas negativt. Det är nåt vi behöver arbeta med, både från styrning och ledning, för att få en balans i ekonomin. Vilka effekterna blir ser vi mer om framåt hösten, men vi vet att det kommer att få långsiktig påverkan på både pastoratets och hela Svenska kyrkans ekonomi.

Covid-19 påverkar också ekonomin för vår delägda kursgård Finnåker. Om avbokningar fortsätter framåt hösten kan vi behöva en översyn av detta. Gården har stor betydelse för verksamhet för barn och unga, men också för äldre och en del sommarverksamhet, berättade Eklund.

Daniel Eklund lade också till:
- Än så länge kan vi inte överblicka konsekvenserna av Covid-19. En punkt som hänger ihop med detta är det som brukar kallas ”det pedagogiska dilemmat” – som kommer med ett gott resultat; Vi gör ett stort överskott nu, men måste se över inför framtiden och vara noggranna med ekonomin.

Eva Hollaus fortsatte sen att redogöra för Västerås pastorats årsredovisning samt bokslut och förvaltningsberättelse.
- Vi gör ett resultat på 7,9 milj. kr jämfört med 11 milj. kr i fjol. Personalkostnaderna har ökat med ca 1 milj. kr – men här borde ökningen ha landat på ca 3 milj. kr. Att vi inte når upp hit beror till stor del på vakanser.

Kyrkoavgiften ligger ganska stadigt under år 2019, men vi har haft större intäkter från Café Malin men också en del entréavgifter och intäkter från Familjerådgivningen. Ett kyrkobyggnadsbidrag har också bidragit.

Pastoratet har haft större kostnader på byggprojekt under året. Avskrivningar har också ökat rejält, framför allt för Konsistoriehuset och Mikaelikyrkan, och dessa avskrivningar kommer att i snitt ta 20 år.
Resultat ger ett finansnetto på 4,7 milj. kr, vilket är en ökning utifrån tidigare beräkningar. Bl a har vi haft en ökad avverkning av en del skog. Till följd av ett stödprojekt för Västerås stadsmission har en viss nedskrivning skett av aktiekapitalet i helägda Svenska kyrkan i Västerås AB.

Begravningsverksamhetens resultat visar ett plus på 2,7 milj kr, vilket är högre än beräknat. Detta beror delvis på större projekt som nu avslutats, bl a ett med fotografering av kyrkogårdarna med drönare, samt ökade kostnader för förbrukningsmaterial. Den främsta orsaken till resultatet är dock att vi fått för mycket i bidrag – vilket kommer att regleras under kommande år, berättade Hollaus.

Därefter godkändes årsredovisningen.

Västerås pastorats verksamhetsberättelse

Daniel Eklund berättade sen vidare om verksamhetsåret 2019 utifrån de grundläggande uppdragen gudstjänst, undervisning, diakoni och mission, i relation till de övergripande målen.
- Vi firar gudstjänster varje söndag i alla områden – vi har ett rikt gudstjänstliv och en aktiv körmedverkan. Projekt-körsatsningar har också visat sig slå väl ut – vilka breddar möjligheterna att vara med i kör.

Undervisning – Pastoralen är klar och här ligger en del av fokus på idéutbyte och samordning. Här finns också en bra checklista för bedömning av verksamheterna. Vi märker att undervisningsfrågan är fortsatt viktig för oss – och det blir något missionerande i undervisningen också.

Diakoni hade under 2019 en ganska tydlig tyngd på flyktingfrågan och Lövudden, samt Mötesplatsen där vi är med. Vi ser fortsatt stora diakonala behov.
Vi räknar också med efterdyningar av Covid-19, då följer av uppsägningar, våld i hem, isolering mm kan bidra till bl a psykisk ohälsa. Många gånger är de mest utsatta de som drabbas hårdast.
Vi kommer också att göra en översyn av diakonipastoralen.

Mission – och kommunikation – handlar mycket om frågor kring var ska vi finnas som kyrka och om att skapa relation. Under våren har vi t ex börjat, eller blivit lite tvingade, att börja webbsända – något vi pratat om länge att komma igång med – och nu har det blivit av.
Doppastoralen kommer vi att jobba vidare med under hösten.

Begravningsverksamheten – här utför vi det uppdrag vi fått av staten. Vi kan se att antalet avlidna i pastoratet ligger ganska konstant med ca 1300 individer per år.
Direktkremationer har ökat med ca 25% (avser perioden 2017-2019), och vi tittar nu extra på hur vi kan hitta goda riter vid livets slut.

Bland personalen fortsätter sjukfrånvaron att gå ner. Vi ser också att fler behöriga och kompetenta söker till en del av våra tjänster, men vi ser också en ökande personalomsättning. Så även om vi på sikt blir färre medarbetare kommer rekryteringsbehovet fortsatt att vara stort.

Ett arbete pågår även för att ta fram en lokalförsörjningsplan. Den kommer att ha stor betydelse för fastighetsförsörjningen framåt i tiden, berättade Daniel Eklund.

Därefter godkändes verksamhetsberättelsen och lades till handlingarna.

Rapport från revisorerna samt revisionsberättelse för Västerås pastorat samt stiftelser 2019

Förtroendemannarevisionens ordförande Bodil Ljunghall fortsatte sedan mötet med svar gällande revisorernas rekommendationer.
- Förra året tittade vi särskilt på diakonin och i år har fokus legat på arbetet av gudstjänstförnyelse - och särskilt på hur man jobbar med barn och unga. Här har vi har sett många goda exempel, t ex. i Önsta Gryta kyrka där man kombinerar gudstjänst och måltid för hela familjen, Västerås domkyrka som börjat med kvällsöppet en dag i månaden, och Bäckbykyrkan som samlar ca 25 barn i förskole- till gymnasieålder i söndagsskola varje vecka.

Vi har också tittat på hur man arbetar med dopet – vi vet att alla med nyfödda får en inbjudan till dop, men hur gör vi med de familjer som inte direkt nappar? Hur kan vi fullfölja kontakten med dem som inte är med från början?

Vi har också tittat på frågan kring etablering med nya lokaler – i nya bostadsområden. Vi behöver bli bättre på att vara med från början, så att vi är på plats när invånarna kommer.

Slutligen har vi granskat årsredovisningen, och utfört en revision, och anser att den ger en rättvisande bild, meddelade Ljunghall.
Revisorernas rapport lades till handlingarna. Utifrån revisorernas förslag beviljades kyrkorådets ledamöter därefter ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2019.

Internkontrollplan 2019 – uppföljning av genomförandet

Ordet gick sen tillbaka till Daniel Eklund:
- Det finns en internkontrollplan som togs i samband med budgeten, och här finns några punkter vi inte hunnit i mål med. Dessa berör utbildning i lokalresursplanering, en kompetensplan och ett verktyg för kompetensplanering/analys.

Tidigare fanns en idé om att skapa värdeord – men detta är inte aktuellt längre. Det finns nämligen redan på nationell nivå; närvaro, öppenhet och hopp, och det känns inte som att vi behöver några egna.

Internkommunikation från domprosten – tidigare gick ett brev från domprosten ut till alla medarbetare, men det görs inte längre. Vi har istället hittat andra former från ledningen med löpande rapportering, vilka inte bara innehåller beslut. Arbetet och informationen här handlar mer om processer.

Vi ser också över kommunikationsfrågorna i ett lite större perspektiv – och håller på att rekrytera en kommunikationschef.

Slutligen kan vi konstatera att vi inte haft så stort medlemstapp under året, berättade Eklund.

Fullmäktige beslutade därefter att godkänna Internkontrollplan 2019.

Uppdatering ”Policy gällande mutor och intern samt extern representation”

Anställda och förtroendevalda ska i sin tjänstgöring agera opartiskt och ansvarsfullt så att allmänhetens förtroendeför både Svenska kyrkan och pastoratet kan upprätthållas. Detta innebär att gåvor mm ska hanteras med restriktivitet. I vissa fall kan dessa t o m betraktas som mutbrott. Det ska också finnas en kostnadsmedvetenhet kring de gåvor vi ger.

- Vi har gjort några justeringar i policyn, berättade Daniel Eklund. En huvudregel är förstås att vi ska följa Skatteverkets regler, men också att vi ska ha en rimlighet i tider av kommande ekonomiska utmaningar.
Chefer och kyrkorådets ordförande är de som ska representera pastoratet externt och gåvor ska följa riktlinjen om 450 kr.
Vid intern representation ställer vi större krav kring förtydligande av redovisning och fika/luncher har fått mer begränsad omfattning, informerade Eklund.

Fullmäktige godkände policyändringarna.

Val av församlingsråd

Därefter föreslog valberedningens ordförande Görel Korkman Julia Tuvesson som ny ersättare i Västerås Badelunda församlingsråd samt Yvonne Copley som ny ersättare i Viksäng, vilket fullmäktige godkände.

Lägesrapport pastoratet

Daniel Eklund berättade därefter om hur Coronaläget påverkat pastoratet.
- Verksamhet, som riktar sig till åldersspannet 70+, ställdes tidigt in, och gudstjänster firas sedan påsk utan fysiskt närvarande församling. Istället sänder vi en huvudgudstjänst per vecka via pastoratets Facebook-sida och en del av dessa också via närradion. Även andra andakter, bönestunder och gudstjänster sänds också från församlingarnas Facebooksidor.

Gällande kyrkliga handlingar så minimeras antalet gäster och deltagare, och en del hålls också utomhus.
De flesta begravningar genomförs som planerat, men en del skjuts också framåt. Vanligare är också att begravningsgudstjänsten hålls med urna, och gravsättningen skjuts framåt.

Vi har också sett att dop och vigslar flyttas fram eller bokas av – en plan finns här för att följa upp avbokningar.
Vi fortsätter också att erbjuda drop in-dop och vigseltillfällen.

För verksamhet i övrigt görs lokala bedömningar – men med åtgärder och smittriskminimering. Bedömningarna kan utgå både från medverkande och personal.

Generellt har vi försökt fortsätta med barn- och ungdomsverksamheter. En del verksamhet har också hittat nya former utomhus.
Sommarmusiken ställs in i år. Om läget är bättre i början av hösten tänker vi oss ett uppsamlingsheat med musik.

Vi har sett ett något förhöjt antal avlidna, vilket i sig inte påverkar oss så mycket, men med begravningar som skjut fram så flyttar vi också fram arbete, vilket kommer att ge ökad arbetsbelastning.

Viss omfördelning av personal till begravningsverksamheten har också skett, i proaktivt syfte, då begravningsverksamheten är en samhällsviktig verksamhet.

Pastoratet var också snabbt med att ställa in kurser och tjänsteresor. Vi uppmuntrar till arbete hemifrån, där det funkar, och till videomöten.

Riskbedömningar och handlingsplaner har gjorts för både personal och funktioner.

Vi tror att vi kan drabbas av en större sjukfrånvaro framgent – men har möjlighet att flytta om personal i pastoratet om så skulle behövas.

Och framåt…? Vi andas lite just nu och hoppas att riktlinjer och rekommendationer ändras framåt sommaren. Vi vill gärna öppna upp för gudstjänster, men avvaktar givetvis myndigheternas beslut och rekommendationer, konstaterade Eklund.

Britas Lennart Eriksson avslutade därefter årets första kyrkofullmäktige, det första någonsin som hållits digitalt, och därefter fick Daniel Eklund leda de samlade i välsignelsebönen.

Vill du ta del av protokollet? Det hittar du på:
https://www.svenskakyrkan.se/vasteras/kyrkofullmaktige

Sammanträdesdagar under 2020:
10 november.