Så många möten utan att veta varför

I den nya studien Svenskars möten 2019 har man gått till botten med vad som gör ett möte effektivt. Fram träder en tydlig bild som handlar om att våga prioritera och ifrågasätta. ”Egentligen är det ganska enkelt”, menar Fredrik Bauer från Mötesutveckling som har initierat studien och fortsätter. ”De som har mest effektiva möten kräver syfte, mål och agenda i större utsträckning än andra. De tackar nej till möten de inte anser att de ska vara med på och deras chefer föregår med gott exempel.”

30 procent av cheferna saknar beslutsunderlag inför beslutsmöten

För att ett möte ska kunna vara effektivt och rätt beslut fattas är någon form av underlag innan mötet en förutsättning. Trots det menar bara en tredjedel att detta finns inför deras beslutsmöten. Chefer anser sig ha beslutsunderlag i något större utsträckning än övriga men ändå svarar hela 30 procent att det saknas!

Har ni uttalade riktlinjer för era möten? Det beror på vem du frågar…

De som har mest effektiva möten har uttalade spelregler/riktlinjer för sina möten. ”Här blir det intressant. 43 procent av cheferna anser att de har riktlinjer, men bara 32 procent av medarbetarna. Vad den skillnaden beror på kan vi bara spekulera i men det handlar säkert delvis om brist på kommunikation och förankring”, säger Fredrik Bauer. 

Telefoner får mer uppmärksamhet än mötet

En annan nyckelfaktor för effektiva möten är att alla på mötet är aktiva. Telefoner och datorer konkurrerar om vår uppmärksamhet och endast 22 procent menar att de är helt närvarande under sina möten. Bland cheferna svarar hela 46 procent att de ibland eller mycket ofta gör annat. För den som vill ha effektiva möten finns alltså stor möjlighet till förbättring. ”Mitt bästa tips är att ha fler kortare möten och se till att alla som bjuds in till mötet också är berörda av frågorna”, säger Fredrik Bauer.

5 nycklar för effektiva möten

Den som vill ha effektiva möten kan komma ihåg akronymen SURFA:

• Struktur - Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
• Underlag - För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
• Rätt personer - Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!
• Fokus - Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
• Avslut - Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?
• Fler tips och rapporten i sin helhet finns på https://motesutveckling.se

”Genom att vi nu har svar på över 40 frågor från ett snitt av svenska tjänstepersoner kan vi också aktivt jobba med förändring. Det företag eller organisation som vill utveckla sina möten kan jämföra sitt nuläge med genomsnittet och samtidigt sätta upp tydligt mål för sitt interna arbete”, avslutar Fredrik Bauer

Svenskars möten 2019 presenteras i tre olika rapporter. Det här pressmeddelandet baseras på den andra rapporten. Den första rapporten ger en generell nulägesbild av svenskars möten, hur mycket arbetstid vi lägger i möten och hur vi använder den. Vi konstaterar bland annat att varken mötesledare eller mötesdeltagare förbereder sig särskilt mycket inför sina möten och att offentlig sektor verkar ha tråkigast möten. I den sista delrapporten som publiceras under vecka 39 beskriver vi fyra olika personlighetstyper och besvarar frågor om hur alla kan bli inkluderade på bästa sätt i mötet.