Känsliga uppgifter kan bli offentliga vid ansökning om tobakstillstånd

Vi har tidigare skrivit om hur krångligt och dyrt det är att söka tillstånd för att sälja tobak enligt den nya Tobakslagen. Framförallt har det krävts att en mängd uppgifter ska lämnas in till kommunen såsom ägarförhållanden, registreringsbevis, hyreskontrakt, egenkontrollprogram och finansiering av verksamheten.

Även uppgifter om vilka anställda som sitter i kassan och ska sälja tobaken måste redovisas liksom intyg om konkursfrihet och till och med papper från belastningsregistret om att man inte är kriminell.

Grundregel - offentlig handling

När den nya Tobakslagen kom till krävdes därmed inte bara en ansenlig pappersexcersis från handlarnas sida i och med alla intyg och finansiella och personliga uppgifter som ska lämnas in till kommunen i samband med tillståndsansökan. Handlingar och uppgifter som sänds till kommunen är som grundregel offentliga handlingar och det innebär att sådana handlingar och uppgifter kan komma att lämnas ut till någon som efterfrågar dem i enlighet med offentlighetsprincipen.

– Det är sedan kommunen som avgör om vilka handlingar eller uppgifter som är offentliga och vilka som ska sekretessbeläggas (helt eller delvis) enligt tryckfrihetsförordningen och enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL. Men vilka uppgifter som ska sekretessbeläggas prövas först av kommunen om någon begär ut handlingen, säger Susanna Norelid på Norelid Advokatbyrå.

Kommunen bestämmer

Det är ändå kommunen som beslutar om vad som slutligen ska sekretessbeläggas. Och den kan bestämma att handlingen antingen är offentlig, eller att vissa delar av handlingen maskeras, eller att hela handlingen är sekretessbelagd varpå ansökan om utlämning av handlingen avslås. Detta beslut kan överklagas till kammarrätten.

– Offentlighetsprincipen är och har varit en grundläggande rättsprincip i Sverige i många år. Det är således ingen nyhet för myndigheter eller kommuner att hantera frågor kring sekretess. Man ska därför inte vara så orolig över kravet på informationslämnande till kommunen men man ska vara noggrann med att påtala vilka uppgifter som är särskilt känsliga eller innehåller företagshemligheter så att kommunen särskilt uppmärksammar det i sin sekretssprövning, säger Susanna Norelid.

Lagändring i OSL för tobakssäljarnas skull

I samband med att den nya Tobakslagen trädde ikraft kompletterades 30 kap. 20 § i OSL med en regel om vilka typer av uppgifter som ska kunna beläggas med sekretess. Så här står det i förarbetena:

”Uppgifter om vem som är tillståndshavare, vad tillståndet avser och vilka eventuella villkor som föreskrivits av tillståndet är exempel på uppgifter som normalt torde kunna lämnas ut. Konkreta uppgifter om en sökandes ekonomi eller en tillståndshavares personliga vandel är exempel på sådana uppgifter som bör omfattas av sekretess.”

Sekretess för personliga och/eller ekonomiska förhållanden

Den nya bestämmelsen som lagts till i 30 kap. 20 § i OSL förtydligar alltså möjligheten för kommuner att sekretessbelägga viss känslig information som kommunerna får in i samband med tillståndsansökningar.

Så här skriver Norelid Advokatbyrå i ett förtydligande av tillägget: Den nya bestämmelsen innebär att sekretess gäller hos kommun i ärenden om tillståndspliktig tobaksförsäljning för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs.

– Visst kan det förekomma okunskap och misstag kan begås vid utlämnandet av uppgifter från myndigheter och kommuner. Offentlighetsprincipen och sekretessbestämmelser är dock väl förankrade i vårt samhälle så vid noggrant angivande av sekretesskäl finns det nu goda möjligheter att undanhålla känsliga uppgifter från offentlighet, säger Susanna Norelid.

Vad bör man som handlare tänka på?

– Sekretessreglerna innebär att exempelvis köpe- och hyresavtal och andra affärshemligheter som rör handlaren och vars röjande kan antas leda till att den sökande lider skada bör omfattas av den nya sekretessbestämmelsen i 30 kap. § 20 OSL. Känsliga personuppgifter såsom exemplevis konkreta uppgifter om den sökandes ekonomi eller andra personliga förhållanden bör inte heller komma att lämnas ut, säger Susanna Norelid.

När väl beslut är fattat

– Själva beslutet som kommunen fattar efter tillståndsprövning omfattas dock inte av sekretess. Det är därför tänkbart att det i ett sådant beslut kan framkomma uppgifter om en sökandes ekonomi och personliga förhållanden som en del i kommunens motivering av beslutet.

Hur kan man då som handlare motverka att ekonomiska och eller personliga uppgifter i samband med tillståndsansökning blir offentliga uppgifter?

Det är ytterst kommunerna som prövar vad som ska sekretessbeläggas. Det kan dock ur praktisk synvinkel vara bra att tydligt ange och uppmärksamma kommunen på vilka uppgifter som handlare upplever som känsliga.

– Det är bra om handlaren vid tillståndsansökningen, eller om man redan sökt tillstånd lämnar ett tillägg, specifikt talar om vilken information som är känslig vad gäller personliga eller finansiella uppgifter. På så sätt uppmärksammas kommunen på detta inför en eventuell sekretessprövning.

– Ett råd är att inte gå för långt och ange att hela ansökan ska sekretessbeläggas. Då finns risk för att man missar vad som verkligen är känslig eller hemlig information och att handlingen lämnas ut, säger Susanna Norelid.

Har man redan ansökt om tobalstillstånd kan man lämna in ett kompletterande dokument om vad man vill ska omfattas av sekretess.

Text: Marie Hallencreutz

Foto: Norelid Advokatbyrå