Så effektiviserar du din inkorg

Inkorgen – så viktig, men ack så tidsödande. Eller, måste den vara det? Med rätt knep har du möjlighet att omvandla din inkorg från ett tidskrävande stressmoment till en effektiv hjälpreda i din arbetsdag. utbildning.se har samlat fem tips som kan hjälpa dig på vägen till en effektivare arbetsdag!

1. Inkorgen innehåller endast obesvarade mejl

Att mötas av en överfull inkorg kan upplevas som överväldigande och stressande. Du riskerar också att missa att följa upp de mejl du inte tagit itu med direkt. Även om du faktiskt har allt under kontroll är det lätt att fastna i att skumma igenom mejlkorgen för att försäkra sig om det. Lösningen är helt enkelt att hålla inkorgen så tom som det bara går. Första steget kan vara att skapa en mapp där du arkiverar mejl som är avklarade, på så sätt har du inte definitivt raderat något, men det ligger inte heller där och stör.

2. Mappar enligt tidshorisont

För att ytterligare effektivisera din användning av mejlen kan du skapa och jobba med mappar sorterade efter när du ska ta tag i dem. Exempelvis: idag, denna vecka, nästa vecka och vid tillfälle. Varje dag arbetar du då endast med mejl som ligger i mappen ”idag” och således begränsar du antalet mejl att hålla reda på. Detta resulterar i att du enklare kan vila i att du har koll på läget och inte missat något viktigt mejl. Ta 10 minuter i slutet av varje dag och organisera om mejlen till rätt mappar.

3. Schemalagda mejltider

Även om det kan kännas härligt att kunna lösa ett problem och besvara mejl inom loppet av fem minuter, sänker det din effektivitet överlag. Att ständigt vara redo att hoppa på varenda puck som kommer in i mejlen innebär att du aldrig kan hålla 100% fokus på din aktuella arbetsuppgift och risken är att du därmed förlorar värdefull tid. Försök att istället hålla bestämda tider då du använder mejlen. Se till att även avsätta tid för att sortera och rensa mejlen enligt din nya struktur.

4. Arbeta offline

För att ytterligare hjälpa dig att hålla dina schemalagda mejltider kan du nyttja en funktion som helt enkelt stänger av mejlen. De flesta mejlklienter tillåter dig nämligen att pausa in- och utflödet av mejl och du tillåts således arbeta ostört, ”offline”. Genom detta slipper du det konstanta flödet av notiser och du kan hålla fullt fokus under dina bestämda mejltider.

5. Avregistrera dig

Så enkelt, men bevisligen så svårt för så många. Det är lätt att fastna i att bara radera alla olika nyhetsbrev och uppdateringar från olika aktörer som man en gång visat något intresse för. Ta dig (den minimala) tiden och klicka på avregistrerings-länken en gång för alla. På så vis minskar antalet stressande notiser och du får färre mejl att ögna igenom och sortera.

Behöver du lite mer hjälp på traven?

Gå en kurs i Outlook och bli mer effektiv i ditt jobb