Varje dag kommer det in cirka 500 mejl till Bolagsverkets generella inkorg. 500 mejl som en medarbetare läser och vidarebefordrar till rätt ställe inom myndigheten. Nu har vi tagit fram en AI-modell som kan sortera inkommen e-post och därmed minska volymen av e-post i inkorgen med 60 procent.

I dag är de sju medarbetare som har rullande schema på Bolagsverkets generella inkorg. Majoriteten av alla mejl kommer in efter arbetstid, vilket gör att inkorgen oftast är proppfull varje morgon. En utmaning som AI-hubben, ett team som stöttar och leder Bolagsverkets AI-satsning, fick nys om.

– Vissa perioder kan man få sitta en hel arbetsdag med inkorgen, säger Johan Nyman, utvecklingsspecialist och en av de som tar hand om inkommande mejl och post på Bolagsverket.

Hur fungerar AI-modellen?

AI-modellen läser av innehållet i mejlet och känner av om det innehåller specifika nyckelfraser och skickar sedan vidare det till rätt person eller ställe inom myndigheten. Innehåller den inte en nyckelfras så granskar den hela innehållet i mejlet och gör en bedömning utifrån hur en medarbetare har gjort tidigare. Hur kan en modell göra det? Jo, AI-hubben har programmerat modellen med vad som är rätt och fel, samt ställt höga krav på den. Den måste vara 95 procent säker på att den skickar mejlet till rätt ställe eller person. Förutom det har modellen även tränat på att läsa av 40 000 mejl, och därav lärt sig hur den ska göra. Det tillsammans med statistik gör att AI-modellen kan sortera stora delar av inkorgen idag.

– Det är häftigt att maskiner kan lära sig utifrån exempel. Vi visar upp ett exempel, så här ska du göra, och så här ska du inte göra. Så lär den sig det, säger Hugo Labraaten, utvecklare på Bolagsverket. 

Har ni haft några utmaningar längs vägen?

En utmaning som alla killarna höll med om var signaturer i mejl. De kan vara hur långa som helst och då hittar AI-modellen inget att gå på. En annan utmaning var att skala ner arbetet till olika kategorier som modellen kan skicka mejlen till. Nio stycken olika brevlådor kan den skicka till i dagsläget.

– Vi börjar med ett fåtal brevlådor, sen hoppas vi att det funkar och blir bra och då kan vi utöka med fler kategorier, säger Adam Edlund, utvecklare på Bolagsverket. 

Vilka har varit framgångsfaktorerna?

Det som har varit en framgångsfaktor för arbetet har varit samarbetet med alla inom uppdraget, men framför allt med Johan Nyman och it-verksamheten. En annan framgångsfaktor som lyftes var att AI-hubben har kunnat ändra och bygga om i processen när som helst.

– Eftersom vi äger hela pipelinen, från utveckling till produktion, kan vi gå in och ändra och bygga om när vi vill, vilket underlättar arbetet väldigt mycket, säger Hugo Labraaten, utvecklare på Bolagsverket.