Chefer pressas hårt i aktivitetsbaserade kontor

Aktivitetsbaserade kontor innebär att medarbetare och chefer inte har fasta arbetsplatser, utan väljer plats efter arbetsuppgift. Tanken är att skapa flexibilitet och främja samarbete. Men för många chefer har förändringen fått motsatt effekt.

En ny studie från Umeå universitet och Institutet för stressmedicin vid Västra Götalandsregionen visar att kontorsformen förändrar chefsrollen i grunden. För många chefer innebär det ökad stress, sämre överblick och större svårigheter i det dagliga ledarskapet, något som i förlängningen riskerar att påverka både deras produktivitet, hälsa och organisationens mål.

Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i två offentliga organisationer som infört aktivitetsbaserade flexkontor. Intervjuerna genomfördes 12–18 månader efter förändringen, för att fånga hur den nya arbetsmiljön påverkat chefsrollen över tid. Resultaten visar att även om kommunikation och samarbete i vissa fall kan stärkas, hamnar dessa fördelar ofta i skuggan av nya hinder i vardagen.

Brist på avskildhet skapar stress

En av de största utmaningarna handlar om bristen på avskildhet. I aktivitetsbaserade kontor saknas ofta fasta och tysta arbetsplatser, vilket gör det svårt att hantera känsliga samtal som feedback eller personalärenden. Även korta samtal kräver att chefen letar efter ett ledigt rum, något som kan väcka frågor och nyfikenhet bland kollegor. Samtalen upplevs därför som mer laddade, som i sin tur försvårar hanteringen av känsliga frågor och skapar en pressande och osäker arbetssituation för cheferna.

Många chefer beskriver också att arbetsdagen blivit mer splittrad, med fler avbrott och högre mental belastning. Den minskade fysiska överblicken gör det dessutom svårare att följa enskilda medarbetares eller teamens behov i det dagliga arbetet.

Utöver dessa upplevelser ser cheferna även praktiska och administrativa svårigheter, särskilt vid rekrytering och anpassningar av arbetsmiljön. Samtidigt hamnar de i ett dilemma. De förväntas försvara organisationens beslut om kontorsformen, men ska också leva upp till sitt ansvar för arbetsmiljön.

– Aktivitetsbaserade kontor lovar flexibilitet, men utan rätt stöd riskerar chefer att gå på knäna, säger Anita Pettersson-Strömbäck som är en av forskarna bakom studien.

Resultaten visar på att det fanns fall där den ökade belastningen ledde till att chefer valde att lämna sin tjänst, även om de hade lång erfarenhet inom yrket. Att samtliga 33 chefer beskriver liknande erfarenheter tyder enligt forskarna på strukturella problem. Den ökade pressen på chefer riskerar att sprida sig i organisationerna och påverka både arbetsmiljö, kvalitet och möjligheten att behålla erfarna ledare.

Stöd avgör om kontorsformen fungerar

Forskarna betonar därför att aktivitetsbaserade kontor behöver kompletteras med tydligt stöd. Tillgång till arbetsytor för koncentrerat arbete utan störning av ljud eller rörelse, väl anpassade mötesrum, tydliga kommunikationsrutiner och ett systematiskt arbetsmiljöarbete lyfts fram som avgörande. Chefer behöver också mandat och resurser för att kunna anpassa arbetsmiljön efter verksamhetens behov.

– Det som förloras i fysisk överblick måste kompenseras med tydliga strukturer och organisatoriskt stöd, säger Pettersson-Strömbäck.

Om studien

Studien genomfördes i två organisationer som infört aktivitetsbaserade flexkontor. Intervjuerna analyserades med en induktiv, tematisk metod och ger ny kunskap om chefers arbetsvillkor i en kontorsform som blivit allt vanligare, men som fortfarande är dåligt utforskad ur ett ledarskapsperspektiv.

Läs hela studien