Så moderniserar AFRY rapporteringen för att möta framtidens krav

Adam Regefalk Björnstad är Sustainability Reporting Manager på AFRY. Genom sitt tidigare arbete inom revision och assurance har han sett hur sårbara manuella processer kan vara. Ofta är informationsinsamlingen decentraliserad, med stora personberoenden och tidskrävande flöden.

På AFRY påbörjades en digitaliseringsresa för att röra sig bort från den gamla arbetsmodellen som ökade risken för fel och som var svår att överblicka. När CSRD växte fram som nästa stora regelverk blev det ännu tydligare att AFRY behövde en rapporteringsmodell som både kunde skalas upp och hålla över tid.

I arbetet med att hitta rätt systemstöd utkristalliserade sig en utmaning: de flesta lösningar hanterade bara delar av kedjan. Några kunde samla data, andra kunde strukturera rapporter, men få klarade allt från insamling till granskning och publicering. Workiva blev till slut det alternativ som kunde hålla ihop helheten.

Ett integrerat arbetssätt som förenklar vardagen

I dag används Workiva för alla kvartalsrapporter på AFRY och årligen för bolagets års- och hållbarhetsredovisning. I samband med upphandlingen passade man också på att flytta ansvaret för hållbarhetsrapportering till finansfunktionen för att enklare möta nya rapporteringskrav.

– Vi behövde ett system som kunde samla allt på ett ställe. När vi startar ett nytt arbete märks skillnaden direkt, nu finns redan ett strukturkapital att bygga vidare på, med direkt koppling till platsen där informationen skall vara, säger Adam.

Effekterna syns redan i det dagliga arbetet. Den elektroniska taggningen sparar flera dagars arbete per rapporteringscykel. Ett tjugotal medarbetare är aktivt involverade i rapporteringen, och de över 100 personer som har tillgång till Workiva kommer att utökas med tiden.

Tillsammans med den externa byrån som stödjer framtagandet av kvartals- och årsrapporter kan man nu samarbeta direkt i plattformen, vilket har gjort processen betydligt enklare och stärkt den gemensamma slutprodukten. Workiva har också blivit ett verktyg för internrevisionen och man utvärderar löpande hur det kan användas av ännu fler för att effektivisera arbetet i hela organisationen.

En fördel med Workiva är att versionshanteringen har blivit mycket smidigare när alla arbetar i samma dokument som uppdateras och sparas i realtid. Det skapar en trygghet och minskar risken för extraarbete. Dessutom kan externa revisorer få tillgång till samma dokument och enkelt göra delar av arbetet direkt i plattformen.

Mer automatiserad och framtidssäker rapportering

Samtidigt är AFRY inställda på att fortsatt utveckla processen. En stor del av det framtida värdet ligger i att automatisera fler steg och minska den årliga toppbelastningen i rapporteringsarbetet. Man vill också skapa bättre förutsättningar för att på ett tydligt sätt kunna kommunicera arbetet och framstegen i bidraget till ett mer hållbart och motståndskraftigt samhälle

– För oss har det alltid varit centralt att hållbarhetsrapporteringen ska vara värdeskapande, ge oss förutsättningar att fatta bra beslut och styra våra resurser insatser strategiskt. Målet är nu att göra den ännu bättre genom att ta bort ytterligare manuellt arbete och minska riskerna för manuella fel, säger Adam.

Trots att resan fortfarande pågår pekar utvecklingen tydligt mot ett mer samlat, robust och framtidssäkert sätt att arbeta med både hållbarhets- och finansiell rapportering. Workiva fungerar som ett nav i denna omställning – inte genom att ersätta AFRYs arbete, utan genom att hålla ihop en komplex process där många delar av organisationen behöver samverka.

Och blickar man framåt handlar mycket om att använda data på ett smartare sätt. Adam beskriver en framtid där både hållbarhets- och finansiella uppgifter hämtas direkt från interna system och förs in i Workiva utan manuell hantering.

– Vårt slutmål är att rapporteringen ska kunna göras så harmoniserat och integrerat som möjligt. Vi är på god väg dit men ännu återstår saker för att komma upp till nästa nivå med hjälp av kopplade processer och ett bra systemstöd, säger han.