Låg kontorsnärvaro har långtgående effekt för organisationer

En forskningsstudie genomförd under 2023 och som nu är klar har undersökt organisationers strategier för att hantera det postpandemiska kontorslivet över ett år efter att restriktionerna tagits bort. Resultatet påvisar stora skillnader i hur mycket de anställda idag är på kontoret. 

Bostaden blivit huvudsaklig arbetsplats

Christina Bodin Danielsson, arkitekt och docent i arkitektur vid KTH, är den som lett studien. Hon berättar att trots att organisationerna har en policy som säger att majoriteten av arbetet idag ska ske på kontoret, är så inte fallet. Cirka 40 procent av organisationerna i studien uppger att 60 procent eller mer av arbetet sker på distans. 

– Organisationerna oroas av att en stora andel av medarbetarna betraktar den externa arbetsplatsen, oftast i bostaden, som sin huvudsakliga arbetsplats. Det har skett en förskjutning hos medarbetarna från det gemensamma intresset till det egna. Studien visar att många organisationer är rädda för att tappa viktig kompetens vilket gör frågan svårhanterlig, säger Christina Bodin Danielsson.

Kontorsstrategi avgörande för närvaron

Hälften av organisationerna i studien når inte upp till 40 procent närvaro, vilket är mycket lägre än vad organisationernas närvaropolicy tillåter. Skillnaden är dock stor mellan medverkande organisationer då 35 procent har en närvaro på mellan 50 till 80 procent av arbetstiden. De med större närvaro har mer centralt lokaliserade kontor och återfinns främst i privat sektor. 

– Inga organisationer har vid studiens genomförande ännu börjat med tvångsmedel för att få tillbaka medarbetarna. I stället tillämpas olika strategier för att öka kontorets attraktion. Efter pandemin har det också blivit tydligt att kontorets arbetsmiljö liksom atmosfär, blivit allt viktigare för att få tillbaka medarbetarna.

Försämrad lojalitet och innovationskraft

Christina Bodin Danielsson berättar att synen på vad som är kontorets främsta uppgift har ändrats. Fokus har ökat på att tillgodose interna behov som platsen för interaktion och möten. Därefter ska kontoret uppfylla arbetsspecifika behov som är svårare att tillgodose på en extern arbetsplats. Uppgiften som plats för externa möten anses underordnad, vilket eventuellt kan tolkas som att organisationer idag behöver stärka sig genom att främja internt samarbete, lojalitet, innovationskraft och produktivitet. 

– Organisationer rapporterar försämringar på alla dessa fyra områden efter pandemin. Utöver detta beskriver de andra risker med att färre är på kontoret. Nyanställda och unga i organisationerna saknar stöd från mer erfarna medarbetare. Förståelsen för varandras arbete kan bli mindre när det informella kittet inte finns på samma sätt som tidigare. Videomöten kan inte ersätta de spontana och informella mötena mellan kollegor, där nya idéer, problemlösning och förståelse kan uppstå.

Forskningsstudien bygger på enkät- och djupintervjuer med kontorsansvariga i 53 större organisationer. Alla med över 500 anställda inom privat och offentlig sektor, med kontor i Stockholmsområdet. Företaget Areim har finansierat forskningsstudien. Forskningsrapporten kan erhållas via Christina Bodin Danielsson.

För mer information, kontakta Christina Bodin Danielsson på 073-255 78 58 eller christina.bodin.danielsson@arch.kth.se.