Din personlighet avgör hur effektiva dina möten är

”Ett effektivt möte består av diskussion och samtal, inte långdragna presentationer. För att alla ska komma till tals krävs en aktiv mötesledare och genomtänkta övningar. För att tydliggöra våra olika förutsättningar har vi tagit fram profilerna Sociala Sara, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Drivande Doris baserat på frågor om personliga egenskaper i studien Svenskars möten 2019”, berättar Fredrik Bauer på företaget Mötesutveckling. 

Sociala Sara tycker att möten är till för att umgås och får ny energi bara av att träffa sina kollegor. Försiktiga Frans vill att allt ska vara sig likt och både han och Kluriga Klas behöver veta vad ni ska prata om i god tid innan mötet för att kunna delta i diskussionen. Drivande Doris däremot skjuter gärna från höften och är snabb på att springa vidare i nya projekt.

För att lösa uppgifter på bästa sätt behövs alla. Alla individer har olika perspektiv men alltför ofta hörs Drivande Doris mest och de smarta lösningar som Försiktiga Frans tänker på får ingen reda på under mötet, fortsätter Fredrik Bauer.

För att inkludera alla och skapa ett effektivt möte har Mötesutveckling tagit fram tre framgångsnycklar.

• Dialog istället för monolog – En tydlig mötesledare avbryter när det behövs och använder metoder som gör att alla kommer till tals.
• Var förberedd eller utebli – Alla tjänar på att ha tänkt igenom det ni ska prata om innan. Den som inte är förberedd behöver inte delta på mötet. 
• Löpande summering skapar samsyn – Innan ni går vidare till nästa fråga eller nästa möte är det klokt att upprepa vad ni har kommit fram till och vem som gör vad till när.

Fler tips och rapporten i sin helhet finns på https://motesutveckling.se

Mötesledarens roll är avgörande för att lyckas. Trots att många tjänstepersoner sitter i möten stor del av sin arbetstid saknar 55 procent av dem som håller i möten helt utbildning för det och över hälften av alla på mötet är osäkra på vad som har bestämts när mötet avslutas enligt Mötesutvecklings studie Svenskars möten 2019.

”Genom att vi nu har svar på över 40 frågor från ett snitt av svenska tjänstepersoner kan vi också aktivt jobba med förändring. Det företag eller organisation som vill utveckla sina möten kan jämföra sitt nuläge med genomsnittet och samtidigt sätta upp tydligt mål för sitt interna arbete”, avslutar Fredrik Bauer.