Forskare utvecklar modell för färre misslyckade it-projekt

Arbetslag kan vara överens om att jobba på ett nytt sätt för att få bättre resultat eller så har ledningen läst om en ny projektmodell. Efter ett tag inser organisationen att de gör exakt samma saker som förut, men att namn, titlar och rapporteringssätt har bytts ut.

– Ofta ser man en frustration på arbetsplatsen; medarbetarna inser att det inte fungerar som det borde, men de kan inte alltid sätta fingret på vad som är fel. I vår forskning har vi försökt bidra till att avvikelserna blir lättare att både identifiera och analysera samt förstå vad som ligger bakom dessa, förklarar Tanja Elina Havstorm, universitetslektor på Handelshögskolan vid Örebro universitet.

Nya namn för gammalt arbetssätt

I teknikbranschen är det vanligt att avvikelser i projekt beskrivs som ”cargo cult”, vilket i stora drag innebär att man härmar hur något ser ut utan att förstå hur det egentligen fungerar. Överfört till dagens arbetsliv innebär detta att en projektgrupp arbetar på samma sätt som förr, men klär det i nya ord och därmed bevarar traditionella sätt att arbeta, trots att en ny modell tagits fram för att sätta stopp för dessa arbetssätt.

Det kan även bero på missförstånd eller misstolkningar av varför och hur man ska arbeta. Organisationer sätter upp mål för vilka metoder som ska införas och användas, men bristande förståelse kring metoderna gör att exempelvis projektgrupper avviker från de mål som satts upp.

– Det är inte bara i tech-branschen som olika trender kommer och går. När en ”hype” dyker upp kan det hända att en företagsledning vill ”hänga med” för att visa att de är i framkant. Det nya arbetssättet innebär ny rollfördelning, nya möten och nya ord, men det är alldeles för vanligt att arbetssättet i stort sett är oförändrat, säger Tanja E. Havstorm.

800 timmars studier av projekt

Tanja E. Havstorm påpekar att det inte hjälper att endast beskriva en avvikelse som ”cargo cult”. Det krävs att man identifierar ett upprepat beteendemönster och därefter analyserar vad avvikelsen beror på, hur stort problem den skapar och vad som kan göras åt det.

Tanja E. Havstorm har under tre år, under mer än 800 timmar, följt möten i projektgrupper och team på ett stort företag. Tillsammans med sina forskarkollegor har de sedan skapat ett analytiskt ramverk, en begreppsapparat, som ska göra det lättare för en organisation att upptäcka när arbetssättet avviker från hur det planerats – och om det behöver åtgärdas.

– Alla avvikelser skapar inte problem i ett projekt: En del av avvikelserna kan komma från förändringar i omvärlden som kräver att projektet förändras. Av de åtta kategorier vi tagit fram är det fem som motsvarar ”cargo cult-beteenden”, medan tre inte gör det. Det som skapar problem behöver förändras, men då måste man veta vad det är som verkligen orsakar ökade kostnader, längre projekttid eller andra oönskade avvikelser, säger Tanja E. Havstorm.

"Cargo cult" i generativ AI?

Det ramverk som Tanja E. Havstorm tagit fram tillsammans med kollegorna Fredrik Karlsson och Shang Gao presenterades nyligen av forskarna i en av de tyngsta tidskrifterna inom informatik och forskning om tech-branschen: ”Information and Software Technology”.

– Det skulle vara mycket intressant att ta detta till ett annat sammanhang, exempelvis inom införandet och användningen av generativ AI, för att upptäcka ”cargo cult”-beteenden, vilket kan vara avgörande för om AI-användningen lyckas, säger Tanja E. Havstorm.

Bakgrund, "Cargo cult":

Cargo cult är ett begrepp som används av utvecklingsteam inom it, programutveckling och AI som förklaring till att ett projekt avviker från planen. Begreppet kommer från socialantropologin, som på 1930-talet noterade hur urbefolkningen på öar i Stilla havet genom ritualer härmade den teknologi som västerländska besökare tog till öarna. Genom att bygga flygplan av trä och gräs ville man få tillgång till den avancerade teknologin och de varor den transporterade (”the cargo”). Men att formen är likartad innebär inte att funktionen blir densamma: flygplan, radioapparater och fordon gjorda i trä, gräs och lera fungerar inte.