Utvecklad digitalisering kan göra svenska myndigheter mer effektiva

Det finns bra och dåliga exempel på digitalisering i offentlig sektor. Hur kan myndigheter och kommuner skapa digitala tjänster som faktiskt underlättar för medborgare och företag?

– Mäter man rätt saker kan man lära av misstag och prioritera vad som är viktigast och utveckla verksamheten gemensamt. I min forskning har jag studerat hur svenska myndigheter använt ett digitalt index för att utveckla verksamheten. När det fungerar som bäst använder man resultaten för lärande och utveckling och därmed utvecklas även verksamheten, förklarar Fredric Skargren.

Fredric Skargrens forskning beskriver hur det digitala index som tagits fram kan användas som ett verktyg för utveckling av digitala tjänster och arbetssätt i användningen av digitala system hos myndigheter. Det är testat på ett antal myndigheter i frågor som rör tillstånd och tillsyn. Det är möjligt att använda indexet på fler områden inom kommunal, regional och statlig förvaltning.

Förbättring för kommuner

– Jag har hittills inte testat indexet för kommuner, men det skulle kunna bidra till nytta för kommunerna och dess medborgare. Om tillstånds- och tillsynsprocesser blir smidigare att överblicka och bättre anpassade till behoven kan skattemedel användas mer ändamålsenligt, samtidigt som medborgare och företag kan uppleva en förbättring, säger Fredric Skargren.

Indexet gör det möjligt för exempelvis kommuner, regioner och stat att kartlägga sin digitalisering, och ställa krav utifrån politiska beslut och liknande. Indexet utgår från en enkät och utvärderar insatser så att myndigheter kan jämföras med varandra och så att åtgärder kan göras där digitaliseringen inte lyckats tillräckligt bra.

Mätning av fel saker kan ge sämre service

– Ett index förändrar inte myndigheterna av sig självt. Som vanligt krävs engagemang, ledarskap, prioriteringar och annat för att åstadkomma praktisk utveckling av de tjänster som medborgare, företag och andra är beroende av. Mäter man fel saker finns risk att digitaliseringen inte bidrar till kärnverksamheten och att medarbetarna får ökad arbetsbelastning och medborgarna upplever sämre service, förklarar Fredric Skargren.

Fredric Skargrens forskning är kopplad till det uppdrag Myndigheten för digital förvaltnings (Digg) fick från regeringen, som handlade om hur Sveriges digitala infrastruktur bör utvecklas och förvaltas. Syftet var att hitta insatser inom offentligt finansierad verksamhet som kan automatiseras eller förenklas med hjälp av digitala lösningar.

Faktaruta:

Fredric Skargren har studerat användningen av ett digitalt index i ett projekt som Digg (Myndigheten för digital förvaltning) drev. Detta index ger ett värde utifrån en enkät och utvärdering av digitalisering i verksamheten, som går att jämföra mellan myndigheter. Avhandlingen presenterar även en klassificering av myndigheters verksamhetstyper, vilket möjliggör jämförelser av digitaliseringen mellan olika myndigheter, som har använts i rapporten från ESO (Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi) om AI, produktivitet och arbetskraftsbehovet i offentlig sektor.

Mer information: Fredric Skargren, forskare i informatik på Handelshögskolan vid Örebro universitet: 0724 68 54 36.