240 AcadeMediaskolor slipper onödigt papperskrångel

Målet med satsningen är att underlätta och effektivisera administrationen för medarbetare. 

– Skolan är fortfarande en rätt blankettung verksamhet och det är vanligt att det skickas olika papper mellan hemmet och skolan, som ska läsas och signeras av vårdnadshavare. Det går vi helt ifrån med vår nya lösning, säger Per Melin, projektansvarig. 

En som är nöjd med den digitala lösningen är Cathy Lanner Öhman, intendent med ansvar för administration på Designgymnasiet Kungsholmen i Stockholm. 

– Jag tycker att den har varit helt fantastiskt och jag har verkligen kunnat spara mycket tid. Det är lättare att administrera utskick och att skicka ut påminnelser, och sen är det ju mycket bättre för miljön också, säger hon. 

Skräddarsytt efter skolors behov 

Lösningen är anpassad efter skolornas behov och skoladministratörer kan själva utveckla nya kommunikationsmallar och formulär. Att alla dokument digitaliseras innebär en stor tidsbesparing, säkrare hantering av uppgifter och att man som administratör får betydligt effektivare arbetsredskap. 

– Många skolhuvudmän väljer att utveckla stora och komplicerade lösningar som sedan kräver mycket central förvaltning. Utvecklingen kan ta flera år. Vi har valt en annan väg med anpassning av redan färdiga moduler. Det blir mer kostnadseffektivt och lättare att utveckla efter hand, säger Per Melin. 

– För oss har det varit viktigt att varje skola ska kunna använda lösningen på ett sätt som möter deras specifika behov. Vi genomförde en gedigen förstudie för att förstå vad skolorna behöver, säger han. 

Totalt finns det ett 80-tal olika blankettmallar i lösningen och framöver ska skoladministratörer erbjudas utbildning i hur de kan skapa egna. Vårdnadshavare loggar in och signerar med Bank-ID. 

Stor tidsbesparing 

Ett konkret exempel på tidsbesparing är när en skola ska samla in information om specialkost. I stället för att en skoladministratör samlar in ifyllda pappersblanketter, sätter i en pärm och sammanfattar till skolköket så kan administratören enkelt exportera en Excelfil med all information baserat på vad vårdnadshavarna fyllt i. 

– Min uppskattning är att en skoladministratör totalt sparar kanske 3-4 dagars arbete per läsår tack vare att många moment digitaliseras. Det är många blanketter som skickas mellan skola och hem inför läsårsstart. Dessutom är det effektivt att ha ett gemensamt formulärbibliotek där en justering direkt ger nytta för 100-tals skolor, säger han. säger Per Melin.  

Under hösten 2023 implementerades lösningen på cirka 140 skolor – under våren 2024 ska ytterligare ett 100-tal skolor in. Antalet supportärenden har varit närmast obefintligt. 

– Det inkom 8-10 ärenden under hela hösten och de utvärderingar vi gjort visar att lösningen är uppskattad av både skolorna och vårdnadshavare. Men givetvis finns det saker vi kan skruva på och det gör vi ständigt, i nära samarbete med våra skolor, säger Per Melin.